1. 公文格式要求及字体大小、 页边距（国家标准）

标题: 小标宋体 二号字

正文: 仿宋 三号字

行间距: 一般设置“固定值” 28 磅

字间距: 一般不做要求(军用文书有每行多少字， 每页多少行的要求)

公文纸一般采用国内通用的 16 开型， 推荐采用国际标准 A4型， 供张贴的公文用纸幅度面尺寸， 可根据实际需要确定。

保密等级字体: 一般用 3 号或 4 号黑体

紧急程度字体: 字体和字号与保密等级相同(3 号或 4 号黑体)

文头的字体: 大号黑体字、 黑变体字或标准体、 宋体字套色(一般为红)

发文字号的字体: 一般采用 3 号或 4 号仿宋体

签发人的字体: 字体字号与发文字号相同(3 号或 4 号仿宋体)

标题的字体: 字体一般宋体、 黑体， 字号要大于正文的字号。

主送机关的字体: 一般采用 3 号或 4 号仿宋体

正文的字体: 常用 3 号或 4 号仿宋体

附件的字体: 常用 3 号或 4 号仿宋体

作者的字体: 字体字号与正文相同(3 号或 4 号仿宋体)

日期的字体: 字体字号与正文相同(3 号或 4 号仿宋体)

注释的字体: 小于正文的的 4 号或小 4 号仿宋体

主题词的字体: 常用 3 号或 4 号黑体 [公文写作] 公文格式排版中的字体要求[公文写作]

抄送机关的字体: 与正文的字体字号相同(常用 3 号或 4 号仿宋体) 或小一号的文字

印发说明的字体: 与抄送机关的字体字号相同(常用 3 号或 4号仿宋体) 或小一号的文

主标题(又称一级标题) 为二号宋体(加粗)

二级标题为三号黑体

三级标题为三号仿宋加粗。

正文均为三号仿宋。

以上为政府公文规定。 且主标题以外的部份的标题和正文可采用小三号字体， 但以三号为最正规。

1、 密级用三号黑体字

2、 紧急程度， “特急” 、 “加急” 用三号黑体字

3、 文号用四号仿宋体字加黑

4、 签发人用三号楷体字

5、 标题用二号宋体字加黑

6 、 大 小 标 题 号 “ 一 、 二 、 三 … … ” 用 三 号 黑 体 ;“(一) (二) (三) ……” 用三号仿宋体字

7、 正文用三号仿宋体字(每页 19 行， 每行 25 个字)

8、 批转(转发、 印发) ……通知， 通知正文用三号楷体字， 被批转(转发、 印发) 文件用三号仿宋体字

9、 附件标题用二号宋体字， 正文用三号仿宋体字

10、 印发传达范围用三号仿宋体字

11、 “主题词” 三个字用三号黑体字; 词组用三号宋体字

12、 抄送机关名称用四号仿宋体字

13、 印发机关名称和印发日期用四号仿宋体字; 印发份数用五号仿宋体字

公文各要素和标识简单介绍。

2、 公文格式

标题

公文标题由发文机关、 发文事由、 公文种类三部分组成， 称为公文标题“三要素” 。

主送机关

上级机关对下级机关发出的指示、 通知、 通报等公文， 叫普发公文， 凡下属机关都是受文机关， 也就是发文的主送机关; 下级机关向上级机关报告或请示的公文， 一般只写一个主送机关， 如需同时报送另一机关， 可采用抄报形式。 主送机关一般写在正文之前、 标题之下、 顶行写。 在标题下空 1 行， 左侧顶格用 3 号仿宋体排印， 回行时顶格， 最后一个主送机关名称之后用全角冒号。

正文

这是公文的主体， 是叙述公文具体内容的， 为公文最重要的部分。 正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、 政策精神，写法力求简明扼要， 条理清楚， 实事求是， 合乎文法， 切忌冗长杂乱。 请示问题应当一文一事， 不要一文数事。 文中的结构层次序数应准确掌握和使用。

发文机关

写在正文的下面偏右处， 又称落款。 发文机关一般要写全称。也可盖印， 不写发文机关。 机关印章盖在公文末尾年月 日的中间，作为发文机关对公文生效的凭证。

发文日期

公文必须注明发文日期， 以表明公文从何时开始生效。 发文日期位于公文的末尾、 发文机关的下面并稍向右错开。 发文日期必须写明发文日期的全称， 以免日后考察时间发生困难。 发文日期一般以领导人签发的日期为准。 一般以领导人最后签发的日期为准， 经会议讨论通过的决议、 决定等以会议通过的日期为准。应用阿拉伯数字编写成文日期， 如 2013 年 7 月 9 日， 成文日期在正文之下一般空 2 行、 右边空 4 个字， 用 3 号仿宋体排印, 发文单位署名在成文日期上一行和日期居中对齐。

抄送单位

是指需要了 解此公文内容的有关单位。 一般均用上下两条线隔开， 抄送指除主送机关以外的其他需要告知公文内容(需要执行或知晓内容) 的上级、 下级和无隶属关系的机关， 应当用全称或规范化简称、 统称。 抄送机关名称标注在印制版记上方， 主题词下方， 用横线把主题词和印制版记隔开， 抄送机关名称前加“抄送”2 字用 3 号仿宋体字左边空 1 字排字， 后标全角冒号。 抄送机关名称之间用顿号或逗号隔开， 末尾用句号。 一行不够用二行, 二行与冒号后对齐。

文件版头

正式公文一般都有版头， 标明是哪个机关的公文。 版头以大红套字印上“××××××(机关) 文件” ， 下面加一条红线(党的机关在红线中加一五角星) 衬托。

公文编号

一般包括机关代字、 年号、 顺序号。 如： “国发〔1997〕 5号” ， 代表的是国务院一九九七年第五号发文。 “国发” 是国务院的代字， “〔1997〕 ” 是年号， (年号要使用方括号“〔〕 ” ) ，“5 号” 是发文顺序号。 几个机关联合发文的， 只注明主办机关的发文编号。 编号的位置： 凡有文件版头的， 放在标题的上方红线与文头下面的正中位置; 无文件版头的， 放在标题下的右侧方。 编号的作用： 在于统计发文数量， 便于公文的管理和查找; 在引用公文时， 可以作为公文的代号使用。

签发人

许多文件尤其是请示或报告， 需要印有签发人名， 以示对所发文件负责。 签发人应排在文头部分， 即在版头红线右上方， 编号的右下方， 字体较编号稍小。 一般格式为“签发人： ×××” 。

机密等级

机密公文应根据机密程度划分机密等级， 分别注明“绝密” 、“机密” 、 “秘密” 等字样。 机密等级由发文机关根据公文内容所涉及的机密程度来划定， 并据此确定其送递方式， 以保证机密的安全。 密级的位置： 通常定格标在版心右上角第一行。 机密公文还要按份数编上号码， 印在文件版头的左上方， 以便查对、 清退。

紧急程度

这是对公文送达和输时限的要求， 分为“急件” 、 “紧急” 、“特急” 几种。 标明紧急程度是为了 引起特别注意， 以保证公文的时效， 确保紧急工作问题的及时处理。 紧急程度的标明， 通常也是放在标题左上方的明显处。

阅读范围

根据工作需要和机密程度， 有些公文还要明确其发送和阅读范围， 通常写在发文日期之下， 抄报抄送单位之上偏左的地方，并加上括号。 如： “(此件发至县团级) ” 。 行政性、 事务性的非机密性公文， 下级机关对上级机关的行文， 都不需特别规定阅读范围。

附件

这是指附属于正文的文字材料， 它也是某些公文的重要组成部分。 附件不是每份公文都有， 它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。 公文如有附件， 应当在正文之后 、 发文机关之前， 注明附件的名称和件数， 不可只写“附件如文” 或者只写“附件×件” 。

置于主件之后， 另起一页开始排印， 与主件装订在一起。 公文如有附件， 要在正文最后一行后空 1 行的左侧空 2 个字， 用 3号仿宋体字排印“附件” 2 字后标全角冒号和附件名称。 如有 2个以上附件， 用阿拉伯数字依次标注序号。 附件名称长需要回行时， 应当与附件名称的文字对齐序号后面用小圆点。 例如“附件：

1. XXXXXXXXXX” 附件的首页左上角顶格用 3 号黑体字排印“附件”

2 字及附件的顺序号。 党委仅用"附", 十五、 其他。 公文文字一般从左至可横写、 横排。 拟写、 誊写公文， 一律用钢笔或毛笔， 严禁使用圆珠笔和铅笔， 也不要复写。 公文纸一般用 16 开， 在左侧装订。

印章

除“会议纪要” 和以电报形式发出的公文外， 均应加盖发文机关的印章。 印章距正文 2mm―4mm 居中压成文日期。 当印章下弧无文字时， 采用下套方式， 即仅以下弧线压在成文日期上; 当印章下弧有文字时， 采用中套方式， 即印章的中心线压在成文日期上。

印制版记

由发文机关名称、 印发日期及两条横线组成。 印发机关左空 1字， 印发时间右空 1 字， 用 3 号仿宋体字排印。 印发时间用阿拉伯数字、 年份不能简写。 上行文的， 印发日期后接着排印“印”字; 下行文平行文的， 排印“印发” 2 字。

公文格式的三要素： 标题、 正文、 版记。

3、 特定格式

信函式格式

发文机关名称上边缘距上页边的距离为 30mm， 推荐用小标宋体字， 字号由发文机关酌定; 发文机关全称下 4mm 处为一条武文线(上粗下细) ， 距下页边 20mm 处为一条文武线(上细下粗) ， 两条线长均为 170mm。 每行居中排 28 个字。 发文机关名称及双线均印红色。 两线之间各要素的标识方法从本标准相应要素说明。

命令格式

命令标识由发文机关名称加“命令” 或“令” 组成， 用红色小标宋体字， 字号由发文机关酌定。 命令标识上边缘距版心上边缘 20mm， 下边缘空 2 行居中标识标识令号; 令号下空 2 行标识正文;正文下一行右空 4 字标识签发人签名章， 签名章左空 2 字标识签发人职务; 联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。 在签发人签名章下一行右空 2 字标识成文时间。 分送机关标识方法同抄送机关。 其他要素从本标准相关要素说明。会议纪要格式会议纪要标识由“×××××会议纪要” 组成。 其标识位置同 8. 1. 4， 用红色小标宋体字， 字号由发文机关酌定。 其他要素从本标准相关要素说明。

4、 公文用纸

采用国际标准 A4 型纸， 其成品幅面尺寸为： 公文用纸上白边(天头) 宽为 20mm±0. 5mm， 下白(地脚) 宽 7mm±0. 5mm， 左白边(订口 ) 宽 20mm±0. 5mm， 右白边(翻口 ) 宽 15mm±0. 5mm。 首页不要页码. 为了 防止出现“此页无正文” 字样， 在调整行距、 字距时， 每页既可减少 1 行， 每行可减少 1―2 个字， 也可每页增加 1―2 行，每行增加 1―2 个字。 公文要双面印刷。 公文页码用 4 号半角白体阿拉伯数字标注， 置于版心下边缘之下一行， 数字左右各放一条 4 号一字线， 一字线距版心下边缘 7mm， 单页码居右空 1 字， 双页码居左空 1 字。 公文装订与公文排印一致， 左侧装订， 不掉页。

一、 眉首部分

主要标识公文份数序号、 秘密等级和保密期限、 紧急程度、 发文机关标识、 发文字号、 签发人等要素。

1 . 公文份数序号。

公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。 标识时， 用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第 1 行。

2. 秘密等级和保密期限。

秘密等级是指涉密公文的保密程度， 分“秘密” 、 “机密” 、 “绝密”三级。 新《办法》 规定， 涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，“绝密” 、 “机密” 级公文还应当标明份数序号， “秘密” 、 “机密” 、“绝密” 公文均应标注保密期限。 标识秘密等级时， 用 3 号黑体字， 顶格标识在版心右上角第 1 行， 两字之间空 1 字;如需同时标识秘密等级和保密期限， 用 3 号黑体字， 顶格标识在版心右上角第 1 行， 秘密等级和保密期限之间用“★” 隔开。

3. 紧急程度。

急件公文分为“特急” 、 “急件” 两种。 其中， 电报应当分别标识“特提” 、 “特急” 、 “加急” 、 “平急” 。 标识时， 用 3 号黑体字， 顶格标识在版心右上角第 1 行， 两字之间空 1 字;如需同时标识秘密等级与紧密程度， 秘密等级顶格标识在版心右上角第 1 行， 紧急程度顶格标识在版心右上角第 2 行。

4. 发文机关标识。

发文机关标识由发文机关名称和“文件” 二字组成， 如“× × 省人民政府文件” 等。 对一些特定公文可只标识发文机关名称(函件) 。 发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称。 标识位置是上边缘到版心上边缘 25mm 处， 上报的公文发文机关标识在上边缘到版心上边缘 80mm 处。 国家质量技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》 还规定， 发文机关标识推荐使用小标宋体字， 用红色标识。 字号一般应小于 22mmX 1 5mm。 。 联合行文时， 主办机关名称排列在前， “文件” 二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。 联合行文机关过多时， 必须保证公文首页显示正文。

5. 发文字号。

由发文机关代字、 年份、 序号组成， 如“×政发〔 1 999〕 82 号” ， “×政发” 指发文机关代字， “ 〔 1 999〕 ” 指年份， “ 82 号” 指发文序号。整个意思就是××省人民政府在 1 999 年所发的第 82 号文件。 标识位置在发文机关标识下空 2 行处， 用 3 号仿宋体字， 居中排布;年份、 序号用阿拉伯数码标识; 年代应用全称， 用六角 括号“〔 〕 ” 括入; 序号不编虚位， 即不编为 001 ， 不加“第” 字。 (在日 常文件中， 没有认真学习 过的， 这一部分出现错误的比较多)

6. 签发人。

上报的公文需标识签发人姓名， 平行排列于发文字号右侧。 发文字号居左空 1 字， 签发人姓名居右空 l 字;签发人用 3 号仿宋体字， 签发人后标全角冒号， 冒号后用 3 号楷体字标识签发人姓名。 如有多个签发人， 主办单位签发人姓名置于第 1 行， 其他签发人从第 2 行起在与主办单位签发人姓名对齐处按发文机关顺序依次顺排， 同时， 使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行， 并下移红色反线， 使红色反线与发文字号继续保持为 4mm。

二、 主体部分

主要标识公文标题、 主送机关、 正文、 附件、 成文时间、 发文机关印章、 附注等要素。

1 . 公文标题。

一般由发文机关名称、 概括而成的公文主要内容和公文种类组成， 如《× × 省人民政府关于大力发展民营科技企业的决定》 、 《× × 省人民政府办公厅关于进一步做好春季农业生产和当前农村经济工作的通知》 等。公文标题是文件内容的高度概括， 文字要求准确、 简要、 概括， 书写时要居中书写， 用 2 号小标宋体字。 回行时要注意做到词意完整， 排列居中对称， 间距恰当， 做到既有美感， 又要避免产生异义。 除法规、 规章名称加书名号外， 公文标题一般不用标点符号。

2. 主送机关。

指公文的主要受理机关， 书写时应当使用全称或规范化简称、 统称。上行文一般只写一个主送机关， 必须同时报送几个主送机关的， 可以用抄送形式;下行文可以有两个以上的主送机关， 但是， 如果主送机关过多， 则一般用规范的统称， 如“各地行政公署， 各市、 自 治州人民政府， 省政府各部门: ” 等。 标识位置在标题下空 1 行处， 左侧顶格用 3 号仿宋体字标识，回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。 如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时， 应将主送机关名称移至版记中的主题词之下， 抄送之上， 标识方法同抄送。

3. 公文正文。

标识在主送机关名称下一行， 每自 然段左空 2 字， 回行顶格。 数字、年份不能回行。

4. 附件。

公文如有附件， 在正文下空一行左空 2 字处， 用 3 号仿宋体字标识，后标全角 冒号和名称。 附件如有序号， 使用阿拉伯数码， 如“附件: 1 × ×× × × × 、 ” 。 附件名称后不加标点符号。 附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第 l 行顶格标识“附件” ， 有序号时标识序号。 如附件与公文正文不能一起装订， 应当在附件左上角第 1 行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号) 。

5. 成文日 期。

以负 责人签发的日 期为准， 联合行文以最后签发机关负 责人的签发日期为准。 电报以发出日 期为准。 成文日 期需要完整写出年、 月 、 日 ， 而且必须用汉字书写(“零” 写为“O” ) 。 成文时间标识时， 右边要空 4 字。

6. 发文机关印章。

按照《× × 省实施＜国家行政机关公文处理办法＞细则(试行) 》 “公文除以电报形式发出的加盖发报专用章外， 其他公文一律加盖印章。 单一机关制发的公文盖印的位置一般应上距正文 2mm~4mm。 ， 以端正、 居中、 下压成文时间为标准。 当印章下弧无文字时， 采用下套方式， 即仅以下弧压在成文时间上;当印章下弧有文字时， 采用中套方式， 即印章中心线压在成文时间上。 联合行文的印章: 当联合行文需加盖两个印章时， 应将成文时间拉开， 左右各空 7 字;主办机关印章在前;两个印章均压成文时间。 两印章间互不相交或相切， 相距不超过 3mm。 当联合行文需加盖 3 个以上印章时，应将各发文机关名称排在发文时间和正文之间。 主办机关印章在前， 每排最多排 3 个印章， 两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章， 均居中排布。 最后一排印章之下右空 2 字标识成文时间。 这里需要注意的是，新《办法》 规定， 联合上报的公文， 由主办机关加盖印章， 而旧《办法》只是规定， 联合上报的非法规性文件由主办机关加盖印章。

7. 附注。

指需要说明的其他事项。 公文如有附注， 用 3 号仿宋体字， 居左空 2字加圆括号标识在成文时间下一行。 上行文的“请示” 文种中， 应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

三、 版记部分

主要标识主题词、 抄送机关、 印发机关和印发时间等要素。

1 . 主题词。

是进行文献标引、 存储、 检索等工作的工具， 位于附注之下， 抄送机关之上， 它是实现机关办公自 动化， 提高办公效率和质量的一个重要环节。一般的排列次序为: 反映公文内容的主题词在前， 反映公文形式的主题词在后。 在单主题公文中， 反映公文中心内容的主题词在前， 反映公文分述内容的主题词在后;在多主题词公文中， 反映公文内容的各主题词按其出现的先后次序排列。 主题词用 3 号黑体字， 居左顶格标识， 后标全角冒号， 词目 用 3 号小标宋体字， 词目 之间空 1 字。

2. 抄送机关。

指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。 公文如有抄送， 在主题词下一行， 左空 1 字用 3 号仿宋体字标识， 后标全角冒号。 抄送机关间用逗号隔开， 回行时与冒号后的抄送机关对齐。 在最后一个抄送机关后标句号。

3. 印发机关和印发时间。

位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下) 占 1 行位置， 用 3 号仿宋体字。 印发机关左空 1 字， 印发时间右空 1 字。 印发时间以公文付印的日 期为准， 用阿拉伯数码标识。

四、 其他

1 . 格式中的几个用线。

(1 ) 在眉首与主体之间， 一般用一条红色的间隔线。 使用这条线的区别是， 党的领导机关如中央、 省委、 地委、 县委文件的间隔线中间有一颗红角 星， 行政机关如国务院、 省政府、 市政府、 县政府的文件一般采用一条连续的横线， 中间没有红角星。 这条线一般在发文字号下 4mm 处与版心等宽， 采用红色反线。

(2) 版记中各要素之下均加一条黑色反线， 宽度同版心。

2. 用纸。

公文用纸一般采用 GBA 4 型， 成品幅面尺寸为 21 0mm ×297mm， 纸张定量为 60g/m2 ~80g/m2 的胶版印刷纸或复印纸。 纸张白度为 85%~90%, 横向耐折度大于或等于 1 5 次， 不透明度大于或等于 85%， PH 值为 7. 5~9. 5。

3. 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时， 应采取调整行距、字距的措施加以解决， 务使印章与正文同处一面， 不得采取标识“此页无正文” 的方法解决。

4. 排版规格与印制装订要求。

(1 ) 排版规格。 正文用 3 号仿宋体字， 一般每面排 22 行， 每行排 28 个字。

(2) 印刷要求。 双面印刷， 页码套正， 两面误差不得超过 2mm。 黑色油墨应达到色谱所标 BI 1 00%， 红色油墨应达到色谱所标 Y80%. M80%。 印品着墨实、 均匀 ， 字面不花、 不白、 无断划。

(3) 装订要求。 公文应左侧装订， 不掉页。 包本公文的封面与书芯不脱落， 后背平整、 不空。 两页页码之间误差不超过 4mm。 骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各 1 /4 处， 允许误差±4mm。 平订钉锯与书脊间的距离为 3mm~5mm。

5. 页码。

用 4 号半角白体阿拉伯数码标识， 置于版心下边缘之下一行处。 数码左右各放一条 4 号一字线， 一字线距版心下边缘 7mm。 单页码居右空 1 字，双页码居左空 1 字， 空白页与空白页以后的页不标识页码。

（详细版）

不管是政府工作人员， 还是企事业单位办公室职工， 特别是新进的年轻人， 对公文格式没有过培训， 也不以为然， 许多人甚至连 Word 的基本排版都不会， 更别说公文格式。《党政机关公文格式》 国家标准（GB/T 9704-2012） ， 是对国标《国家行政机关公文格式》 （GB/T 9704-1999） 的修订， 对公文用纸、 印刷装订、 格式要素、 式样等作出了 具体规定。 特别是将党政机关公文用纸统一为国际标准 A4 型， 首次统一了 党政机关公文格式要素的编排规则， 使党政机关公文的表现形式更加规范。 具体如下：

1． 范围本标准规定了 党政机关公文通用的纸张要求、 排版和印制装订要求、 公文格式各要素的编排规则， 并给出了 公文的式样。 本标准适用于各级党政机关制发的公文。 其他机关和单位的公文可以参照执行。 使用少数民族文字印制的公文， 其用纸、 幅面尺寸及版面、 印制等要求按照本标准执行， 其余可以参照本标准并按照有关规定执行。

2． 公文用纸幅面尺寸及版面要求

2. 1 幅面尺寸公文用纸采用 GB/T 148 中规定的 A4 型纸， 其成品幅面尺寸为： 210 mm×297 mm。

2. 2 版面页边与版心尺寸公文用纸天头（上白边） 为 37 mm±1 mm， 公文用纸订口 （左白边） 为 28mm±1mm， 版心尺寸为 156mm×225 mm。

2. 2. 2 字体和字号如无特殊说明， 公文格式各要素一般用 3号仿宋体字。 特定情况可以作适当调整。

2. 2. 3 行数和字数一般每面排 22 行， 每行排 28 个字， 并撑满版心。 特定情况可以作适当调整。

2. 2. 4 文字的颜色如无特殊说明， 公文中文字的颜色均为黑色。

3． 印制装订要求

3. 1 制版要求版面干净无底灰， 字迹清楚无断划， 尺寸标准，版心不斜， 误差不超过 1 mm。

3. 2 印刷要求双面印刷； 页码套正， 两面误差不超过 2mm。 黑色油墨应当 达到色谱所标 BL100%， 红色油墨应当 达到色谱所标Y80%、 M80%。 印品着墨实、 均匀； 字面不花、 不白、 无断划。

3. 3 装订要求公文应当左侧装订， 不掉页， 两页页码之间误差不超过 4 mm， 裁切后的成品尺寸允许误差±2mm， 四角成 90° ，无毛茬或缺损。 骑马订或平订的公文应当： （a） 订位为两钉外订眼距版面上下边缘各 70mm 处， 允许误差±4mm； （b） 无坏钉、 漏钉、 重钉， 钉脚平伏牢固； （c） 骑马订钉锯均订在折缝线上， 平订钉锯与书脊间的距离为 3mm--5mm。 包本装订公文的封皮（封面、书脊、 封底） 与书芯应吻合、 包紧、 包平、 不脱落。

4． 公文格式各要素编排规则

4. 1 公文格式各要素的划分本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、 主体、 版记三部分。 公文首页红色分隔线以上的部分称为版头； 公文首页红色分隔线（不含） 以下、 公文末页首条分隔线（不含） 以上的部分称为主体； 公文末页首条分隔线以下、 末条分隔线以上的部分称为版记。 页码位于版心外。

4. 2. 1 份号如需标注份号， 一般用 6 位 3 号阿拉伯数字， 顶格编排在版心左上角第一行。

4. 2. 2 密级和保密期限如需标注密级和保密期限， 一般用 3号黑体字， 顶格编排在版心左上角第二行； 保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

4. 2. 3 紧急程度如需标注紧急程度， 一般用 3 号黑体字， 顶格编排在版心左上角； 如需同时标注份号、 密级和保密期限、 紧急程度， 按照份号、 密级和保密期限、 紧急程度的顺序自 上而下分行排列。

4. 2. 4 发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件” 二字组成， 也可以使用发文机关全称或者规范化简称。 发文机关标志居中排布， 上边缘至版心上边缘为 35mm， 推荐使用小标宋体字， 颜色为红色， 以醒目 、 美观、 庄重为原则。 联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称， 一般应当将主办机关名称排列在前； 如有“文件” 二字， 应当置于发文机关名称右侧， 以联署发文机关名称为准上下居中排布。

4. 2. 5 发文字号编排在发文机关标志下空二行位置， 居中排布。 年份、 发文顺序号用阿拉伯数字标注； 年份应标全称， 用六角括号“〔〕 ” 括入； 发文顺序号不加“第” 字， 不编虚位（即 1不编为 01） ， 在阿拉伯数字后加“号” 字。 上行文的发文字号居左空一字编排， 与最后一个签发人姓名处在同一行。

4. 2. 6 签发人由“签发人” 三字加全角冒号和签发人姓名组成， 居右空一字， 编排在发文机关标志下空二行位置。 “签发人”三字用 3 号仿宋体字， 签发人姓名用 3 号楷体字。 如有多个签发人， 签发均匀编排， 一般每行排两个姓名， 回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

4. 2. 7 版头中的分隔线发文字号之下 4mm 处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

4. 3. 1 标题一般用 2 号小标宋体字， 编排于红色分隔线下空二行位置， 分一行或多行居中排布； 回行时， 要做到词意完整，排列对称， 长短适宜， 间距恰当， 标题排列应当使用梯形或菱形。

4. 3. 2 主送机关编排于标题下空一行位置， 居左顶格， 回行时仍顶格， 最后一个机关名称后标全角冒号。 如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时， 应当将主送机关名称移至版记，标注方法见 7. 4. 2。

4. 3. 3 正文公文首页必须显示正文。 一般用 3 号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行， 每个自 然段左空二字， 回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、 ” “（一） ” “1. ” “（1） ”标注； 一般第一层用黑体字、 第二层用楷体字、 第三层和第四层用仿宋体字标注。

4. 3. 4 附件说明如有附件， 在正文下空一行左空二字编排“附件” 二字， 后标全角冒号和附件名称。 如有多个附件， 使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件： 1. XXXXX” ） ； 附件名称后不加标点符号。 附件名称较长需回行时， 应当与上一行附件名称的首字对齐。

4. 3. 5 发文机关署名、 成文日期和印章

4. 3. 5. 1 加盖印章的公文成文日 期一般右空四字编排， 印章用红色， 不得出现空白印章。 单一机关行文时， 一般在成文日 期之上、 加压发文机关署名和成文日 期， 使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置， 印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。 联合行文时， 一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置， 并将印章一一对应、 端正、 居中下压发文机关署名， 最后一个印章端正、 居中下压发文机关署名和成文日 期， 印章之间排列整齐、 互不相交或相切， 每排印章两端不得超出版心， 首排印章顶端应当上距正文（或附件说明） 一行之内。

4. 3. 5. 2 不加盖印章的公文单一机关行文时， 在正文（或附件说明） 下空一行右空二字编排发文机关署名， 在发文机关署名下一行编排成文日 期， 首字比发文机关署名首字右移二字， 如成文日 期长于发文机关署名， 应当使成文日 期右空二字编排， 并相应增加发文机关署名右空字数。 联合行文时， 应当先编排主办机关署名， 其余发文机关署名依次向下编排。

4. 3. 5. 3 加盖签发人签名章的公文单一机关制发的公文加盖签发人签名章时， 在正文（或附件说明） 下空二行右空四字加盖签发人签名章， 签名章左空二字标注签发人职务， 以签名章为准上下居中排布。 在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。联合行文时， 应当先编排主办机关签发人职务、 签名章， 其余机关签发人职务、 签名章依次向下编排， 与主办机关签发人职务、签名章上下对齐； 每行只编排一个机关的签发人职务、 签名章；签发人职务应当标注全称。 签名章一般用红色。

4. 3. 5. 4 日 期中的数字用阿拉伯数字将年、 月 、 日 标全， 年份应标全称， 月 、 日不编虚位（即 1 不编为 01） 。

4. 3. 5. 5 特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、 成文日 期时， 可以采取调整行距、 字距的措施解决。

4. 3. 6 附注如有附注， 居左空二字加圆括号编排在成文日 期下一行。

4. 3. 7 附件附件应当另面编排， 并在版记之前， 与公文正文一起装订。 “附件” 二字及附件顺序号用 3 号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。 附件标题居中编排在版心第三行。 附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。 附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订， 应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件” 二字及附件顺序号。

4. 4 版记

4. 4. 1 版记中的分隔线版记中的分隔线与版心等宽， 首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为 0. 35 mm） ， 中间的分隔线用细线（推荐高度为 0. 25 mm） 。 首条分隔线位于版记中第一个要素之上， 末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

4. 4. 2 抄送机关如有抄送机关， 一般用 4 号仿宋体字， 在印发机关和印发日 期之上一行、 左右各空一字编排。 “抄送” 二字后加全角冒号和抄送机关名称， 回行时与冒号后的首字对齐， 最后一个抄送机关名称后标句号。 如需把主送机关移至版记， 除将“抄送” 二字改为“主送” 外， 编排方法同抄送机关。 既有主送机关和抄送机关之间不加分隔线。

4. 4. 3 印发机关和印发日期印发机关和印发日期一般用 4 号仿宋体字， 编排在末条分隔线之上， 印发机关左空一字， 印发日期右空一字， 用阿拉伯数字将年、 月 、 日 标全， 年份应标全称，月 、 日不编虚位（即 1 不编为 01） ， 后加“印发” 二字。 版记中如有其他要素， 应当将其与印发机关和印发日 期用一条细分隔线隔开。

4. 5 页码一般用 4 号半角宋体阿拉伯数字， 编排在公文版心下边缘之下， 数字左右各放一条一字线； 一字线上距版心下边缘7mm。 单页码居右空一字， 双页码居左空一字。 公文的版记页前有空白页的， 空白页和版记页均不编排页码。 公文的附件与正文一起装订时， 页码应当连续编排。 公文中的横排表格 A4 纸型的表格横排时， 页码位置与公文其他页码保持一致， 单页码表头在订口一边， 双页码表头在切口 一边。

6． 公文中计量单位、 标点符号和数字的用法公文中计量单位的用法应当符合 GB 3100、 GB 3101 和 GB 3102（所有部分） ， 标点符号的用 法应当 符合 GB/T 15834， 数字用 法应当 符合 GB/T15835。

7． 公文的特定格式

7. 1 信函格式发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称， 居中排布， 上边缘至上页边为 30mm， 推荐使用红色小标宋体字。 联合行文时， 使用主办机关标志。 发文机关标志下 4 mm 处印一条红色双线（上粗下细） ， 距下页边 20 mm 处印一条红色双线（上细下粗） ， 线长均为 170 mm 和保密期限、 紧急程度， 应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下， 按照份号、 密级和保密期限、 紧急程度的顺序自 上而下分行排列， 第一个要素与该线的距离为 3 号汉字高度的 7/8。 发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下， 与该线的距离为 3 号汉字高度的 7/8。 标题居中编排， 与其上最后一个要素相距二行。 第二条红色双线上一行如有文字， 与该线的距离为 3 号汉字高度的 7/8。首页不显示页码。版记不加印发机关和印发日 期、 分隔线， 位于公文最后一面版心内最下方。

7. 2 命令（令） 格式发文机关标志由发文机关全称加“命令”或“令” 字组成， 居中排布， 上边缘至版心上边缘为 20 mm， 推荐使用红色小标宋体字。 发文机关标志下空二行居中编排令号， 令号下空二行编排正文。 签发人职务、 签名章和成文日 期的编排见7. 3. 5. 3。

7. 3 纪要格式纪要标志由“XXXXX 纪要” 组成， 居中排布， 上边缘至版心上边缘为 35 mm， 推荐使用红色小标宋体字。 标注出席人员名单， 一般用 3 号黑体字， 在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席” 二字， 后标全角冒号， 冒号后用 3 号仿宋体字标注出席人单位、 姓名， 回行时与冒号后的首字对齐。 标注请假和列席人员名单， 除依次另起一行并将“出席” 二字改为“请假”或“列席” 外， 编排方法同出席人员名单。

一、 常用的公文种类

1 . 通知。 发布规章和行政措施， 转发上级机关、 同级机关和不相隶属机关的公文， 批转下级机关的公文， 要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项， 任免和聘用干部。

2. 报告。 向上级机关汇报工作、 反映情况、 提出建议。

3. 请示。 向上级机关请求指示、 批准。

4. 会议纪要。 记载、 传达会议议定事项和主要精神。

5. 决议。 经会议讨论通过的重要决策事项。

6. 函。 不相隶属机关之间相互商洽工作、 询问和答复问题， 向有关主管部门请求批准等。

7. 通报。 表扬先进， 批评错误 , 传达重要精神 , 交流重要情况。

8. 通告。 在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

9. 批复。 答复下级机关的请示事项。

10. 条例。 用于制定规范工作、 活动和行为的规章制度。

11 . 规定。 用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

12. 意见。 对某一重要问题提出设想、 建议和安排。

13. 公告。 向内外宣布重要事项或者法定事项。

14. 决定。 对重要事项或重大行动作出安排。

二、 常用公文的写作格式

我们常用公文包括： 报告、 请示、 通知、 规定、 函。

( 一 ) 《报告》 写作要点 : 报告是向上级机关汇报工作、 反映情况、 提出意见或建议、 答复上级机关询问时用陈述性公文。

1 . 标题： 制发机关＋事由＋报告； 报告前可加“紧急”。

2. 正文： 一是事由： 直陈其事， 把情况及前因、 后果写清楚。 二是事项：写工作步骤、 措施、 效果。 也可以写工作的意见、 建议或应注意的问题。

3. 结尾： 可写“特此报告”“专此报告”， 后面不用任何标点符号， 或“以上报告如无不妥， 请批转各地、 各部门执行”， 或“以上报告， 请指示”等语。 注意事项： 概述事实， 重点突出， 中心明确， 实事求是， 有针对性。

（二） 《请示》 写作要点： 请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、 期复性公文。

1 . 标题： 制发机关名称＋事由＋请示。

2. 正文 : 一是请示的原因： 陈述情况， 阐述理由， 讲情必要性和可能性，最后用“为此， 请示如下”。 二是请示的事项： 写明请示要求， 如请求物资要写明品名、 规格、 数量， 请求资金要写明金额。

3. 结尾语： 多用“上述意见， 是否妥当， 请指示”。 “特此请示， 请予批准”，“以上请求， 请予审批”， “以上请示， 请予批复”， “以上请示， 如无不妥， 请批转各部门执行”等语。

4. 注意事项： 一文一事； 一个主送机关； 逐级请示。

( 三 ) 《通知》 是下行文， 要求下级机关办理、 执行或服从安排的文种。 通知讲究时效性， 是告知立即办理、 执行或周知的事项。

1 . 标题： 制发机关＋事由＋通知。

2. 正文： 一是通知前言： 即制发通知的理由、 目的、 依据。 例如“为了解决×××的问题， 经×××批准， 现将×××， 具体规定通知如下。 二是通知主体：写出通知事项， 分条列项， 条目分明。

3. 结尾： 三种写法：

一是意尽言止， 不单写结束语。

二是在前言和主体之间， 如未用“特作如下通知”作为过渡语， 结尾可用“特此通知”结尾。

三是再次明确主题的段落描写。

( 四 ) 《规定》 写作要点： 规定是由机关、 社会团体和企业事业单位对某一方面工作或行为做出具体规约的文件。

1 . 标题： 地域＋内容＋文件种类（规定、 管理办法、 细则、 规则等） 。

2. 正文： 一是正文的内容通过“条”的形式表述， 按顺序依次排列。 “条”是法规的基本单位。 二是“条”的内容较多时可分为“款”， “款”的内容较多时可分为“项”。 三是根据内容的需要， 可以在“条”上设“章”。

( 五 ) 《函》 函的概念 : 函是不相隶属机关之间相互洽工作、 询问和答复问题， 或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文， 平行文种。

1 . 函的特点： 一是沟通性。 二是灵活性。 三是单一性。

2. 撰写函件应注意的问题：首先要注意行文简洁明确， 用语把握分寸。 无论是平行机关或者是不相隶属的行文， 都要注意语气平和有礼， 不要倚势压人或强人所难， 也不必逢迎恭维、 曲意客套。 至于复函， 则要注意行文的针对性， 答复的明确性。

三、 公文的结构层次及字体

公文一般由眉首（包括发文机关、 发文字号、 签发人、 紧急程度、 机密等级等内容， 一般用横线与正文部分隔开） 、 正文（包括标题、 主送机关、 内容、附件、 落款、 附注等） 文尾（包括主题词、 抄送栏、 印发机关栏、 印发日期、份数、 印章等项） 三部分组成。

正文这是公文的主体， 是叙述公文具体内容的， 为公文最重要的部分。 正文内容要求准确地传达发文单位的有关方针、 政策精神， 写法力求简明扼要，条理清楚， 实事求是， 合乎文法， 切忌杂乱。 文中的结构层次序数应准确掌握和使用， 即：

第一层用“一、 ”

第二层用“（一） ”

第三层用“ 1 ． ” ( 不能写成“ 1 、 ”把小圆点写成顿号 )

第四层 用“（ 1 ） ”

在正文层次不多的情况下， 第一层用“一、 ”， 第二层可用“ 1 ． ”。

---- 标题用 2 号华文中宋（宋） 体， 居中排印。 标题中除法规、 规章名称加书名号外， 一般不用标点符号。

---- 正文， 在正文中， 只能用仿宋、 小标宋、 黑、 楷 4 种字体， 均用 3 号字。 正文中只有一级小标题的， 小标题用黑体字排印； 有两级小标题的， 第一级小标题用黑体字排印， 第二级小标题用楷体字排印； 有多级小标题的， 第一级小标题用宋体字排印， 第二级小标题用黑体字排印， 第三级小标题用楷体字排印， 第四级小标题用仿宋体排印。 除小标题之外的正文文字用仿宋 3 号排印。

---- 成文日期在正文之下一般空 4 行、 右边空 4 个字， 用 3 号仿宋体排印。

---- “主题词”用 3 号黑体字， 居左顶格标注， 后标全角冒号， 主题词词目用 3 号小标宋体字， 一篇公文最多不超过 5 个主题词。 一般是将文件的核心内容概括成几个词组列在文尾发文日期下方， 如“人事 任免 通知”， “财务 管理 规定”等， 词组之间不使用标点符号， 每个词目之间空 1 字， 主题词下方排印一条横线。 主题词标引顺序是： 类别词 ---- 类属词 ---- 形式词。

---- 用印。 印章上不压正文， 下压日期， “骑年盖月 ”。 所谓骑年就是盖章的时候， 要盖在年份的上面， 章子有 1 /3 是在年份下面， 就好像骑上去了一样， 而同时， 章子要把月 份整个盖住， 这就是盖月 ， 主要是为了防止篡改公文日期。

例：

通 告

通告的写作格式通告由标题、 发文字号、 正文、 结尾组成。

标题： 一是发文机关 + 事由 + 文种构成； 二是事由 + 文种； 三是发文机关 + 文种

发文字号 ： （ X 年第 X 号）

正文： 由缘由和通告事项两部分组成。 缘由为发布通告的原因和根据，事项为须知和遵守的内容。 用 “ 特通告如下 ” 转承连接 。 通告事项是面对大众的， 应简洁明了， 叙述清楚， 通俗易懂， 便于掌握。

结尾： 结 尾部分可提出要求、 希望， 并用 “ 特此通告 ” 作结。 有时也可不写， 形式比较灵活。 最后是 实施日期。

范文：

xxxx 局通告

xxx〔 20xx〕 4 号

《xx 行政复议工作规程（试行） 》 已经国家 xxxxx 办公会议讨论通过，现予公布， 自 20xx 年 xx 月 xx 日起施行。

特此通告。

附件： xxxxxx 工作规程（试行）

20xx 年 xx 月 xx 日